هنگامی که می‌خواهیم یک قرارداد ایجاد کنیم ابتدا پنجره انتخاب قالب قرارداد باز می‌شود و می‌بایست انتخاب کنیم که قرارداد با توجه به چه قالبی ایجاد شود.
همچنین قرارداد نیز علاوه بر قسمت قالب قرارداد، مانند پیش فاکتور دو قسمت اطلاعاتی دارد که قسمت اول اطلاعات کلی و قسمت دوم با عنوان بندهای قرارداد است که بیشتر انواع کارهایی است که در طول قرارداد می‌بایست انجام شود.
فیلدهای فرم قرارداد
همانطور که قبلاً هم گفتم در قالب قرارداد است که نوع سرویس و نحوه‌ی محاسبه با مشتری و ساعات پاسخگویی را مشخص می‌کنیم بنابراین در قرارداد اطلاعاتی غیر از آن را وارد می‌نماییم، مهمترین این اطلاعات عبارتند از:
- عنوان قرارداد
- مشتری
- تاریخ شروع قرارداد
- تاریخ خاتمه قرارداد
- سطح خدمات (طلا، نقره، برنز)
- مشتری گیرنده صورتحساب
- آدرس ارسال صورتحساب
- تاریخ شروع صورتحساب
- تاریخ خاتمه صورتحساب
- دوره صورتحساب
- قیمت
- تخفیف
- قیمت کل
شرح فیلدهای قرارداد
فیلدهایی مانند عنوان، مشتری، تاریخ شروع، تاریخ خاتمه کاملاً مشخص هستند که چه اطلاعاتی را نگهداری می‌کنند و نیازی به توضیح ندارند.
سطح خدمات
این فیلد سطح خدماتی ما را نشان می‌دهد که می‌تواند مقادیر طلا، نقره یا برنز داشته باشد، مقدار این فیلد از قالب قرارداد کپی می‌شود ولی در قرارداد قابل تغییر است.
مشتری گیرنده صورتحساب، آدرس ارسال صورتحساب، تاریخ شروع و پایان صورتحساب
این فیلدها همانطور که از نام آنها پیداست مربوط به صورتحساب می‌باشد و به ترتیب شرکتی که می‌بایست صورتحساب برایش ارسال شود، آدرسی که باید صورتحساب ارسال شود و همچنین تاریخ شروع و خاتمه صورتحساب می‌باشد.
دوره صورتحساب
این فیلد نیز مقدار اولیه خود را از قالب قرارداد دریافت می‌کند ولی در قرارداد می‌توانید مقدار آنرا تغییر دهید و به عنوان مثال یکماهه، دوماهه، فصلی، شش ماهه یا یکساله را انتخاب کنید.
سیستم با توجه به تاریخ شروع و پایان صورتحساب در دوره‌هایی که مشخص کرده‌ایم صورتحساب را برای مشتری گیرنده صورتحساب آماده می‌کند.
بند قرارداد
بند قرارداد سطرهایی هستند که در قبال هر محصول به مشتری قول می‌دهیم، به عنوان مثال در قرارداد پشتیبانی می‌خواهیم قید کنیم ماهی یکبار دیتابیس را بررسی کرده و فایل‌های پشتیبان را کنترل می‌کنیم. همچنین برای مشکلات نرم‌افزار نیز تا سقف 10 ساعت تلفنی پاسخگوی مشکلات هستیم. این مثال شامل دو بند قرارداد است که اولی برای بررسی ماهیانه دیتابیس و دومی پاسخگویی تلفن برای رفع مشکلات کاربران است.
فهرست فیلدهای بند قرارداد
- عنوان
- محصول
- واحد محصول
- تاریخ شروع
- تاریخ پایان
- تعداد
- قیمت کل
- نرخ
- تخفیف
- جمع کل
- تعداد موردها یا دقیقه‌ها
شرح هر فیلد بند قرارداد
عنوان
عنوان این بند قرارداد
محصول
در صورتیکه در قبال یک محصول این بند قرارداد را می‌نویسیم آن محصول را انتخاب می‌کنیم و در صورتیکه این بند قرارداد در قبال محصولی نیست این فیلد را خالی می‌گذاریم.
واحد محصول
در صورتیکه محصول را انتخاب کردیم واحد آنرا نیز در این قسمت انتخاب می‌کنیم.
تاریخ شروع و پایان
مدت زمانی که برای این بند از قرارداد تعهد می‌کنیم می‌تواند به اندازه کل قرارداد نباشد به همین دلیل بازه تاریخ انجام این سرویس را در این قسمت انتخاب می‌نماییم.
تعداد
تعداد واحد محصول را در این قسمت وارد می‌نماییم. (این فیلد در محاسبه مبلغ تأثیر دارد)
قیمت کل
قیمتی که برای انجام تعداد یک مورد (قیمت واحد) می‌باشد را در این قسمت وارد می‌نماییم.
نرخ
این فیلد غیرفعال است و سیستم از تقسیم فیلد «تعداد موردها یا دقیقه‌ها» بر قیمت جمع نهایی آنرا بدست می‌آور. (مشخص می‌شود در ازاء هر سرویس کاری که انجام می‌دهیم چه مبلغ هزینه دریافت خواهیم نمود)
تخفیف
میزان تخفیفی که برای این بند می‌خواهیم در نظر بگیریم
جمع کل
حاصل ضرب تعداد بر قیمت کل منهای تخفیف (این فیلد فقط خواندنی است و توسط سیستم محاسبه می‌شود)
تعداد موردها یا دقیقه‌ها
این فیلد با توجه به نوع قالب متغییر است، در صورتیکه قالب قرارداد از نوع محاسبه زمان باشد این فیلد تعداد دقیقه از کاری که برای این بند متعهد می‌شویم را می‌گیرد و هنگامی که به آن میزان دقیقه کار برای این بند انجام شد به صورت خودکار این بند غیرفعال شده و دیگر برای آن نمی‌توان کیس ثبت کرد. در صورتیکه قالب قرارداد تعداد مورد خدمت باشد این فیلد تعداد دفعات خدمت را می‌گیرد و در صورتیکه به آن تعداد کار برای مشتری انجام شد این بند غیرفعال می‌شود و دیگر نمی‌توان کیس برای آن ثبت کرد.
نکته
به علت پیچیده بودن قسمت قرارداد اگر متوجه چیزی در این قسمت نشدید می‌توانید سؤال کنید تا سعی کنم دقیقتر آنر توضیح بدهم.